מדריך
עוברים מאקסל.
בלי להתחיל מאפס.
אין צורך להעביר את כל ההיסטוריה כדי להתחיל לעבוד. מעבירים את מה שפתוח ופעיל, בודקים על דוגמה, ורק אז מייבאים.
1. מה כדאי להעביר
בייבוא אפשר להעביר שלושה סוגי נתונים, בסדר הזה:
- לקוחות ואנשי קשרשם (פרטי ומשפחה, מלא או שם חברה), טלפונים, מייל, כתובת, הערות ותגיות. איש קשר משויך ללקוח האב שלו.
- הזמנות פתוחותמספר הזמנה, סטטוס, הלקוח (מזהה, טלפון או מייל), שורות מוצר, מועד מובטח, סכום ומה שכבר שולם.
- משימות פתוחותכותרת, תיאור, מועד, אחראי, ולקוח או הזמנה שהמשימה שייכת להם.
הזמנות שנסגרו, בוטלו או הושלמו לא מיובאות, וגם לא משימות שבוצעו. ההיגיון: מעבירים את מה שהצוות צריך לטפל בו מחר בבוקר.
2. איך להכין את הקובץ
- קובץ XLSX, CSV או TSV. נקרא רק הגיליון הראשון. קובץ XLS ישן צריך לשמור קודם כ-XLSX או כ-CSV.
- שורה ראשונה עם כותרות עמודות. המערכת מזהה כותרות נפוצות בעברית ובאנגלית ומציעה התאמה לשדות, ואפשר לתקן ידנית.
- עמודת מזהה מהמערכת הקודמת, אם יש. היא עוזרת לקשר הזמנות ללקוחות ולמנוע כפילויות בייבוא חוזר.
- תאריכים בפורמט אחיד (למשל יום-חודש-שנה), וסכומים בעמודה נפרדת. סימן ₪ ופסיקים לא מפריעים.
- עד 20MB ועד 50,000 שורות בקובץ. קובץ גדול יותר מפצלים, למשל לפי שנה.
- סטטוסים, סוכנים וסניפים שנכתבו אצלכם אחרת: במסך ההתאמה משייכים כל ערך מהקובץ לערך במערכת.
3. בודקים על דוגמה לפני שמייבאים
לפני ייבוא אמיתי חובה להריץ בדיקה. הבדיקה לא שומרת דבר במערכת: היא מראה כמה רשומות ייווצרו, כמה יעודכנו, כמה ידולגו, ואילו שורות בעייתיות ולמה. את רשימת הבעיות אפשר להוריד כקובץ CSV, לתקן בגיליון ולבדוק שוב. אם משנים את ההתאמה אחרי הבדיקה, צריך לבדוק מחדש.
4. כפילויות
לקוח שכבר קיים מזוהה לפי המזהה מהמערכת הקודמת, הטלפון, המייל או ת.ז./ח.פ., גם מול לקוחות שכבר במערכת וגם מול שורות קודמות באותו קובץ. בברירת המחדל ("הוספת חדשים בלבד") לקוח קיים מדולג. כשבוחרים לעדכן, המערכת רק משלימה שדות ריקים ומוסיפה טלפונים ומיילים חדשים, ולא דורסת מידע קיים. שורות עם אותו מזהה הזמנה מתאחדות להזמנה אחת עם כמה שורות מוצר.
5. מה לא עובר אוטומטית
- קבצים וצרופות (תמונות, PDF)
- היסטוריית שיחות, הודעות ופעילות. לכל לקוח עוברות הערות ותאריך פעילות אחרון
- היסטוריית תשלומים מפורטת. ממה ששולם נרשם תשלום אחד שמסומן "שולם במערכת הקודמת"
- פניות (לידים), ספקים, קריאות שירות ופרויקטים
- הסכמה לדיוור ב-SMS וב-WhatsApp. הסכמה למייל עוברת רק מעמודה ייעודית, ונכנסת לתוקף אחרי אישור של מנהל
הזמנות ומשימות שמיובאות לא שולחות הודעות ללקוחות ולא מתריעות לצוות, כדי שהמעבר לא יפעיל אוטומציות על הזמנות ישנות.
חשוב לדעת: ייבוא לא מתבטל בלחיצה
אין "ביטול ייבוא". אפשר לעצור ייבוא באמצע, אבל רשומות שכבר נכנסו נשארות, והרצה חוזרת לא יוצרת כפילויות. לכן הבדיקה מראש חשובה, וכדאי לסמן את כל הרשומות המיובאות בתגית (למשל "יובא מהמערכת הקודמת") כדי למצוא אותן אחר כך.
שאלות נפוצות
יש תבנית אקסל להורדה?
לא צריך. מעלים את הקובץ שלכם כמו שהוא, והמערכת מציעה התאמה בין העמודות לשדות. התאמה ששמרתם אפשר להפעיל שוב על קבצים באותו מבנה.
מי מבצע את הייבוא?
מנהל במערכת, במסך "ייבוא ממערכת קודמת" בהגדרות. בהקמה אנחנו עוברים איתכם על הקובץ ועל הבדיקה, ומחליטים יחד מה עובר.
אפשר לייבא שוב אחרי שהתחלנו לעבוד?
כן, וזה לא יוצר כפילויות. בייבוא חוזר של הזמנה שכבר התקדמה במערכת, שורות המוצר לא משתנות, ומתעדכנים רק פרטים כמו מועד מובטח וסכום ששולם.