רכש וספקים

רכש מספקים.
מתוך ההזמנות של הלקוחות.

כשמוכרים מוצר שעוד לא נמצא במחסן, ההבטחה ללקוח תלויה בספק. המערכת מחברת כל שורה בהזמנת הלקוח להזמנת הרכש שלה, כדי שתדעו מה עוד לא הוזמן, מה אושר ומה מאחר, לפני שהלקוח מתקשר לשאול.

הבעיה: ההזמנה מהספק חיה במקום אחר

בהרבה עסקים ההזמנה מהספק נשלחת במייל או ב-WhatsApp, המועד שהספק נתן נרשם בטבלה, ומה שהגיע למחסן נבדק מול תעודת משלוח. כשמשהו מתעכב, מגלים את זה כשהלקוח שואל איפה ההזמנה שלו. וכשמגיעה חשבונית מהספק, קשה לבדוק שהיא תואמת למה שהוזמן ולמה שהתקבל בפועל.

התהליך במערכת

מה ממתין להזמנה.
לפי ספק.

  1. ממתין להזמנהכל שורה מהזמנת לקוח מאושרת שעוד לא הוזמנה מספק מופיעה ברשימה, מקובצת לפי ספק, עם הלקוח, המוצר, הכמות והמועד שהובטח.
  2. הזמנת רכשמסמנים שורות ופותחים הזמנת רכש אחת לכל ספק. הספק מקבל PDF וקישור, בלי פרטי הלקוח ובלי מחירי המכירה.
  3. אישור מועד בקישורהספק מאשר מועד אספקה בקישור, בלי משתמש ובלי סיסמה. כשהצפי מסכן את המועד שהובטח ללקוח, נפתחת משימה.
  4. מעקב לכל שורההוזמן, בייצור, נשלח, במחסן. רואים את הסטטוס גם מתוך הזמנת הלקוח.
  5. קליטה במחסןקולטים לפי שורה וכמות, גם קליטה חלקית, במסך שמותאם לנייד. ההזמנה עוברת לתור האספקה.
ממתין להזמנה: שורות מהזמנות לקוח מאושרות, לפי ספק. צילום מסביבת הדגמה.

הזמנות רכש

מה הוזמן. מה אושר.
מה בדרך.

ברשימת הזמנות הרכש רואים לכל הזמנה את הספק, הסטטוס, מועד האספקה שאושר והאם יש שורות באיחור. מכל הזמנת רכש אפשר לחזור להזמנות הלקוח שהיא משרתת.

  • חשבונית ספק נבדקת מול מה שהוזמן ומה שנקלט (התאמה משולשת), ופער מסומן לבדיקה.
  • ספק שמאחר מסומן, ונפתחת משימה כשהמועד ללקוח בסיכון.
  • ייצוא של הזמנות הרכש לאקסל.
הזמנות רכש לספקים. צילום מסביבת הדגמה.

דוח ספקים

מי עומד בזמנים.
ומי לא.

לכל ספק: זמן האספקה שהובטח מול זמן האספקה בפועל, אחוז השורות שהגיעו בזמן, איחור ממוצע וסכומי ההזמנות, הקליטות והחשבוניות. כך יודעים לאיזה ספק כדאי לתת מועד ארוך יותר כבר בהצעת המחיר.

דוח ספקים: מובטח מול בפועל. צילום מסביבת הדגמה.

למי זה מתאים

כשהמוצר מוזמן
אחרי שהלקוח קנה.

מתאים ל

  • עסקים שמזמינים מספקים או ממפעלים לפי הזמנות לקוח, כמו ריהוט, ריפוד, מזרנים ומוצרים לפי מידה
  • מחסן שקולט סחורה ומעביר אותה לאספקה ללקוח
  • צוות שצריך לענות ללקוח מתי ההזמנה מגיעה

מה לא כלול

המערכת עוקבת אחרי מה שהוזמן מהספקים שלכם ומתי זה מגיע. היא לא מערכת לתכנון ייצור במפעל, לעצי מוצר (BOM) או לניהול מלאי מחסן מלא לפי מיקומים. רכש מספקים כלול בכל התוכניות. השוואת התוכניות

שאלות על רכש מספקים

הספק צריך משתמש במערכת?

לא. הספק מקבל הזמנת רכש ב-PDF וקישור אישי, ובו הוא מאשר מועד אספקה. אין לו גישה לשום דבר אחר במערכת.

הספק רואה את פרטי הלקוח או את מחיר המכירה?

לא. בהזמנת הרכש יש את המוצרים, הכמויות, המפרט והמחיר שלכם מול הספק, בלי שם הלקוח ובלי מחיר המכירה ללקוח.

אפשר להזמין מספק גם מוצר למלאי, לא להזמנה של לקוח?

כן. אפשר לפתוח הזמנת רכש ידנית לספק, גם בלי הזמנת לקוח מאחוריה.

מה קורה כשמגיעה רק חלק מהסחורה?

קולטים את מה שהגיע לפי שורה וכמות. השאר נשאר פתוח בהזמנת הרכש, ומופיע במעקב עד שהוא מגיע.

איך מתחילים עם הספקים הקיימים שלנו?

מגדירים במסך הספקים את הספקים ואת זמן האספקה הרגיל של כל אחד. לקוחות והזמנות פתוחות אפשר להעביר מקובץ, כמו שמוסבר במדריך המעבר מאקסל.

מה קורה לפני ואחרי הרכש

ספק שמאחר?
יודעים לפני הלקוח.

נראה לכם איך שורה מהזמנת לקוח הופכת להזמנת רכש, ואיך רואים מה בדרך ומה בסיכון.

צילום מסך מתוך המערכת

צילום מסך מהמערכת