השוואה
אקסל או CRM?
תלוי מה קורה אחרי המכירה.
אקסל הוא כלי מצוין, ולהרבה עסקים הוא מספיק. השאלה היא לא "איזה כלי טוב יותר", אלא כמה אנשים עובדים על אותה הזמנה, וכמה שלבים יש לה אחרי שהלקוח אמר כן.
מתי אקסל מספיק
- אדם אחד או שניים מנהלים את הלקוחות וההזמנות
- הזמנה נגמרת כמעט מיד: מוכרים, מוסרים, סוגרים
- אין ספקים שצריך לעקוב אחרי המועדים שלהם
- אין משאיות, חלונות אספקה או גבייה בדלת
- מספיק לכם לראות רשימה, בלי היסטוריה של מי שינה מה
מתי כדאי מערכת משותפת
- כמה אנשי צוות נוגעים באותה הזמנה: מכירות, רכש, מחסן, נהג
- כל הזמנה עוברת ספק, ומועד האספקה ללקוח תלוי בו
- לקוחות מתקשרים לשאול "מה קורה עם ההזמנה?" והתשובה אצל מישהו אחר
- צריך הרשאות: לא כולם צריכים לראות טלפון, כתובת או סכומים
- רוצים לדעת מי שינה מה ומתי, ולא לגלות גרסה ישנה של הקובץ
אותה הזמנה,
בשני הכלים.
| מה צריך לקרות | בגיליון אקסל | ב"על זה" |
|---|---|---|
| הצעת מחיר | קובץ נפרד או תבנית, שולחים במייל ומעדכנים ידנית כשהלקוח אישר | הצעה מתוך כרטיס הלקוח, אישור וחתימה בקישור, וההזמנה נפתחת ממנה |
| הזמנה מהספק | טלפון או מייל לספק, והמועד נרשם בעמודה כשנזכרים | הזמנת רכש מתוך ההזמנה, והספק מאשר מועד בקישור |
| ספק שמאחר | מגלים כשהלקוח מתקשר | נפתחת משימה כשהצפי מסכן את המועד שהובטח |
| אספקה | רשימה נפרדת לנהג, ועדכון חוזר בקובץ | תור אספקה ושיבוץ משאית, חתימה במסירה |
| מי רואה מה | מי שיש לו את הקובץ רואה הכול | הרשאות לפי תפקיד וסניף, ופרטי לקוח מוסתרים ממי שלא צריך |
| היסטוריה | גרסאות של קובץ, אם נשמרו | כל שינוי נשמר עם מי ומתי |
השוואה זו מתארת שימוש נפוץ בגיליון. אפשר לבנות באקסל הרבה דברים, אבל ככל שיותר אנשים ושלבים נוגעים בהזמנה, כך קשה יותר לשמור על קובץ אחד מעודכן.
כבר באקסל?
לא מתחילים מאפס.
לקוחות, הזמנות ומשימות אפשר לייבא מהגיליון שלכם, אחרי בדיקה על דוגמה. כתבנו מדריך קצר על מה כדאי להעביר ואיך להכין את הקובץ.
רוצים לראות את זה על ההזמנות שלכם?
בהדגמה נעבור על הזמנה אחת שלכם מהצעת מחיר עד מסירה, ונראה מה עובר מהגיליון.
שאלות נפוצות
אפשר להמשיך לעבוד גם עם אקסל?
כן. אפשר לייצא לאקסל לקוחות, הזמנות, משימות, הזמנות רכש ודוחות, למשל בשביל רואה החשבון או ניתוח משלכם.
כמה זמן לוקח לעבור?
תלוי בכמות הנתונים ובמבנה הקובץ. לכן מתחילים בבדיקה על דוגמה, ומחליטים יחד מה עובר. לא צריך להעביר את כל ההיסטוריה כדי להתחיל לעבוד.