הזמנות
ניהול הזמנות לקוח.
מהצעת מחיר ועד מסירה.
הצעת המחיר, החתימה, המקדמה, ההזמנה מהספק והאספקה שייכות לאותה הזמנה. כך כל מי שבצוות רואה באיזה שלב היא נמצאת, כמה שולם ומה עוד צריך לקדם.
הבעיה: ההזמנה מפוזרת
ההצעה נשלחה מקובץ, הלקוח אישר ב-WhatsApp, המקדמה נרשמה בקופה, והמועד שהובטח כתוב בפנקס. כשהלקוח שואל מה קורה עם ההזמנה, מישהו צריך לחפש בכמה מקומות. וכשהלקוח מבקש שינוי אחרי שחתם, לא ברור איזו גרסה היא הנכונה.
שלבי ההזמנה
מהצעה ועד מסירה.
שלב אחר שלב.
- הצעת מחירמוצרים מהקטלוג או שורות ידניות, עם מחשבון לפי מידות, בד ותוספות כשהוא מופעל. ההצעה יוצאת כ-PDF וכקישור.
- אישור וחתימההלקוח מאשר וחותם בקישור, או על טאבלט בסניף. ההצעה החתומה נשמרת בהזמנה.
- מקדמה ואישורכשהמקדמה נרשמה וההזמנה חתומה, היא מאושרת לבד. הנחה מעל הסף שהגדרתם מחכה לאישור מנהל.
- רכש וייצורלכל שורה סטטוס משלה: הוזמן מספק, בייצור, נשלח, במחסן.
- אספקה והשלמהההזמנה עוברת לתור האספקה, ונסגרת אחרי המסירה וגביית היתרה.
כרטיס ההזמנה
כל מה שקרה בהזמנה.
במקום אחד.
- מועד מובטח: המערכת מציעה את המועד המוקדם האפשרי לפי זמני הספקים. מועד מוקדם יותר דורש אישור מנהל.
- שינוי אחרי אישור נעשה כהזמנת שינוי עם גרסה חדשה והשוואה לקודמת. בהזמנה חתומה נוצר נספח לחתימה.
- תשלומים ויתרה: מה שולם, מה נשאר, ומתי צריך לגבות את היתרה.
- ביטול, החזרה והחלפה בתהליך מסודר, עם סיבה ותיעוד.
- היסטוריה של כל שינוי בסטטוס, במחיר ובפרטים, עם מי ומתי.
בלוח ההזמנות מסננים לפי סניף, אחראי ושלב, ולפי מצבים כמו "בסיכון", "יתרה פתוחה" או "ממתין לאישור הנחה". את הרשימה אפשר לייצא לאקסל.
למי זה מתאים
כשבין המכירה למסירה
יש עוד עבודה.
מתאים ל
- עסקים שמוכרים מוצרים לפי הזמנה, מידה או התאמה אישית
- הזמנות עם מקדמה, ספק, מועד אספקה ויתרה לגבייה
- צוות מכירות, מחסן ואספקה שעובדים על אותן הזמנות
מה לא כלול
המערכת אינה חנות אונליין. הזמנות מחנות Shopify, WooCommerce או קונימבו נכנסות אליה דרך החיבורים, והיא לא מחליפה מערכת ERP לתכנון ייצור במפעל. הזמנות ורכש כלולים בכל התוכניות; המחשבון לפי מידות כלול בתוכנית "מורחב" ובתוכניות האחרות בתוספת. השוואת התוכניות
שאלות על ניהול הזמנות
הלקוח צריך להוריד משהו כדי לחתום?
לא. הלקוח מקבל קישור, רואה את ההצעה וחותם עם האצבע בטלפון או בעכבר. בסניף אפשר לחתום גם על טאבלט.
מה קורה כשהלקוח מבקש שינוי אחרי שחתם?
פותחים הזמנת שינוי. נשמרת גרסה חדשה עם השוואה לקודמת, ובהזמנה חתומה נוצר נספח שהלקוח חותם עליו.
אפשר להתאים את השלבים לעסק שלנו?
השלבים הראשיים קבועים, ובתוך כל שלב אפשר להגדיר סטטוסים משלכם. בענפים שונים המונחים מתחלפים, למשל "ליקוט" במקום "ייצור".
אפשר להעביר הזמנות פתוחות מאקסל?
כן. מייבאים הזמנות פתוחות עם שורות, מועד מובטח ומה שכבר שולם. ההכנה מוסברת במדריך המעבר מאקסל.
מה קורה אחרי שההזמנה אושרה
- רכש מספקים: שורות שצריך להזמין מספק, הזמנת רכש ומעקב אחרי המועד.
- תכנון אספקות: תור, שיבוץ משאית, אפליקציית נהג וחתימת הלקוח.
- אקסל או CRM לניהול הזמנות? מתי אקסל מספיק, ומתי כבר לא.